Onboarding Client en Ligne pour Cabinets : Identité, Consentement et Dossier

Pourquoi digitaliser l'entrée en relation#

Dans la plupart des cabinets, l'entrée en relation se fait par téléphone, courriel et messagerie. Les pièces arrivent dans le désordre, sur plusieurs canaux, et le collaborateur passe du temps à relancer. Le client, lui, ne sait pas ce qui manque ni pourquoi on le lui demande.

Pour les dossiers soumis à la loi 43-05, cette dispersion devient un risque : une identification incomplète, un bénéficiaire effectif non documenté ou une copie de CIN égarée dans une messagerie. Un parcours structuré règle les deux problèmes à la fois.

Le parcours en huit étapes#

Rendez-vous et premier contact#

Le client choisit un créneau et décrit son besoin en quelques lignes. Le formulaire ne demande ici ni pièce d'identité ni numéro de CIN : à ce stade, rien ne le justifie. Il sert à orienter la demande et à repérer si le dossier entre dans le périmètre de l'article 5 de la loi 43-05 (vente immobilière, création de société, gestion de fonds).

Identité, bénéficiaire effectif et questions de risque#

Pour les dossiers dans le périmètre, le parcours demande ce que la loi exige : identité, pouvoirs du représentant, structure de détention jusqu'aux personnes physiques, objet de l'opération, origine des fonds. Les questions sont formulées simplement et accompagnées d'une phrase qui explique pourquoi elles sont posées. Les réponses alimentent la classification prévue par l'approche par les risques, que le professionnel valide.

Dépôt sécurisé des documents#

Le client reçoit une liste de pièces adaptée à son dossier et les dépose dans un espace chiffré, avec contrôle des accès. Chaque pièce est rattachée au dossier, datée et marquée « reçue », « à compléter » ou « validée ». Le collaborateur voit d'un coup d'œil ce qui manque.

Lettre de mission#

La lettre de mission est présentée en ligne, avec le périmètre de l'intervention et les modalités de fixation des honoraires. Le client la lit et la signe, puis en reçoit une copie.

Information et consentement : ne pas mélanger#

Les données exigées par la loi 43-05 reposent sur l'obligation légale (article 4 de la loi 09-08), pas sur le consentement. Le client doit en être informé (article 5) : qui traite ses données, pourquoi, pour quels destinataires et comment exercer ses droits. Le consentement n'est demandé que pour ce qui est facultatif, comme une lettre d'information, dans une case distincte et non cochée par défaut. Le traitement du numéro de CIN suppose une autorisation préalable de la CNDP (article 12). Le guide KYC et loi 09-08 détaille ces règles.

Les limites de WhatsApp#

WhatsApp est le canal que les clients utilisent spontanément. Il a sa place dans le parcours, mais pas pour tout :

• Utile pour : confirmer un rendez-vous, rappeler qu'un document est attendu, envoyer le lien vers l'espace sécurisé.
• À éviter pour : recevoir des pièces d'identité, des statuts, des relevés ou tout document du dossier.

Les raisons sont pratiques : les documents arrivent sur un téléphone, souvent personnel ; le cabinet ne maîtrise ni les accès, ni l'archivage, ni la suppression ; le service est hébergé hors du Maroc, ce qui pose la question des transferts de données à l'étranger.

Conservation et clôture#

À la clôture, le dossier est figé : pièces, analyse de vigilance, lettre de mission, échanges. Pour les dossiers dans le périmètre de la loi 43-05, il est conservé dix ans (article 7) ; les autres suivent la durée de conservation définie pour leur finalité. Il est stocké dans un espace à accès restreint, puis supprimé selon un calendrier de purge. Le client reçoit un message de clôture qui récapitule ce qui a été fait et comment joindre le cabinet.

Ce que KaperX construit et ce que nous mesurons#

Nous partons du cadrage de chaque projet pour comprendre où les dossiers se bloquent, puis nous assemblons les briques digitales utiles : prise de rendez-vous, formulaires conditionnels, espace de dépôt, signature, tableau de suivi. Nous préparons en parallèle les mentions d'information et les éléments de la demande d'autorisation CNDP, que le cabinet dépose en son nom.

Ces indicateurs sont relevés au lancement puis lors du suivi à 90 jours. La façon dont le client vit ces étapes compte autant que la conformité : voir la confiance dès le premier contact.